Khi quan hệ lao động kết thúc, việc ban hành mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động giúp doanh nghiệp thông tin chính thức đến người lao động về thời điểm, lý do và các thủ tục liên quan. Đây là văn bản được nhiều phòng nhân sự sử dụng trong quá trình xử lý nghỉ việc, bàn giao công việc và hoàn tất hồ sơ lao động.
Bài viết dưới đây của Tuyencongnhan sẽ giúp bạn hiểu rõ thông báo chấm dứt hợp đồng là gì - khi nào cần sử dụng và cung cấp mẫu tham khảo dễ áp dụng.
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản do doanh nghiệp hoặc người lao động lập nhằm thông tin chính thức về việc hợp đồng lao động sẽ chấm dứt vào một thời điểm xác định theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên.
Nội dung thông báo thường nêu rõ căn cứ chấm dứt hợp đồng, thời gian nghỉ việc, trách nhiệm bàn giao công việc, thanh toán quyền lợi và các thủ tục liên quan trước khi quan hệ lao động kết thúc.
Đối với doanh nghiệp, việc ban hành thông báo bằng văn bản giúp quá trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, hạn chế tranh chấp và tạo cơ sở lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động gồm những nội dung gì?
Một mẫu thông báo chuẩn thường có các nội dung sau:
- Tên doanh nghiệp.
- Số, ký hiệu văn bản (nếu có).
- Tiêu đề: Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.
- Thông tin người lao động.
- Căn cứ pháp lý hoặc căn cứ theo hợp đồng lao động.
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng.
- Nội dung bàn giao công việc, tài sản.
- Thời gian thanh toán các quyền lợi.
- Chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu (nếu áp dụng).
Thông báo cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, tránh sử dụng từ ngữ dễ gây hiểu nhầm hoặc mang tính cảm tính.
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động tham khảo
CÔNG TY ………………………
Số: ……/TB-……
THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Kính gửi: Ông/Bà ……………………………………
Chức danh: ……………………………………………
Bộ phận: ………………………………………………
Căn cứ Bộ luật Lao động hiện hành;
Căn cứ Hợp đồng lao động số ……… ký ngày ………;
Căn cứ ……………………………………………………
Công ty thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động với Ông/Bà kể từ ngày …………
Đề nghị Ông/Bà hoàn thành việc:
- Bàn giao công việc và tài sản.
- Hoàn tất các thủ tục với bộ phận liên quan.
- Thực hiện quyết toán các quyền lợi theo quy định.
Mọi quyền và nghĩa vụ của hai bên sẽ được giải quyết theo hợp đồng lao động và quy định pháp luật.
Trân trọng thông báo!
…, ngày … tháng … năm …
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)
>>>Tải về mẫu thông báo chấm dứt HĐLĐ: Tại đây!
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động khác gì mẫu quyết định chấm dứt HĐLĐ?
Đây là điểm nhiều người thường nhầm lẫn khi tìm kiếm biểu mẫu.
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản dùng để thông tin về việc quan hệ lao động sẽ kết thúc và hướng dẫn các thủ tục cần thực hiện trước thời điểm nghỉ việc.
Trong khi đó, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản mang tính hành chính, được doanh nghiệp ban hành để chính thức ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng và thường được lưu trong hồ sơ nhân sự.
Nói cách khác, hai loại văn bản này có mục đích sử dụng khác nhau và không thể thay thế hoàn toàn cho nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn đúng biểu mẫu trong từng tình huống.
Những lưu ý khi sử dụng mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
Doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ chấm dứt hợp đồng trước khi ban hành thông báo, đồng thời bảo đảm thời hạn báo trước (nếu pháp luật yêu cầu).
Ngoài ra, thông báo nên được gửi trực tiếp cho người lao động hoặc bằng phương thức có thể chứng minh đã gửi, giúp tránh phát sinh tranh chấp về sau.
Sau khi thông báo được ban hành, bộ phận nhân sự cần phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện bàn giao công việc, chốt hồ sơ bảo hiểm, thanh toán tiền lương, phép năm chưa nghỉ (nếu có) và các quyền lợi khác theo quy định.
FAQ - Câu hỏi thường gặp
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động có bắt buộc không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc theo một mẫu cố định, nhưng nhiều doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo quy trình nhân sự minh bạch và lưu trữ hồ sơ.
Thông báo và quyết định chấm dứt hợp đồng có giống nhau không?
Không. Thông báo mang tính thông tin, còn quyết định là văn bản hành chính xác nhận việc chấm dứt hợp đồng.
Người lao động có phải ký vào thông báo không?
Tùy quy định nội bộ. Nhiều doanh nghiệp yêu cầu người lao động ký xác nhận đã nhận thông báo.
Có thể gửi thông báo qua email không?
Có thể nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức điện tử và bảo đảm người lao động đã nhận được thông tin.
Sau thông báo chấm dứt hợp đồng cần thực hiện những thủ tục gì?
Thông thường sẽ bao gồm bàn giao công việc, hoàn trả tài sản, thanh toán quyền lợi, chốt hồ sơ bảo hiểm và hoàn tất các thủ tục nghỉ việc theo quy định.
Sử dụng mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động đúng chuẩn giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp, minh bạch và thuận lợi cho cả hai bên. Khi soạn thảo, cần đảm bảo đầy đủ thông tin về căn cứ chấm dứt, thời điểm nghỉ việc, trách nhiệm bàn giao và quyền lợi của người lao động, đồng thời phân biệt rõ với 
quyết định chấm dứt hợp đồng lao động để sử dụng đúng mục đích.
Ms. Công nhân
