Quy định về hóa đơn tự in nhân viên kế toán cần biết

Bên cạnh hình thức hóa đơn điện tử hay đặt in thì hóa đơn tự in cũng được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Hóa đơn tự in là hóa đơn do doanh nghiệp tự in ra từ các thiết bị tin học, máy tính tiền… khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Bài viết này, Tuyencongnhan.vn xin chia sẻ những quy định về hóa đơn tự in để ứng viên tìm việc kế toán được biết – áp dụng vào công việc thực tế về sau.

► Các đối tượng doanh nghiệp được tự in hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Doanh nghiệp thành lập theo quy định của pháp luật áp dụng cho khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế - sau khi có mã số thuế.

- Khi đã có mã số thuế và vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên – tính theo số vốn thực góp tính đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn (bao gồm cả chi nhánh trực thuộc khác tỉnh/ thành với trụ sở của công ty chính – có thực hiện việc kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng)

- Doanh nghiệp mới thành lập – có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dịch vụ - cần đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị với tổng giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên và phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã có mã số thuế
• Có doanh thu bán hàng hóa – cung ứng dịch vụ
• Có hệ thống trang thiết bị: máy tính, máy in, máy tính tiền… - phục vụ cho quá trình in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Là đơn vị kế toán có phần mềm tự in hóa đơn, định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm phải được chuyển vào sổ kế toán để tiến hành hạch toán doanh thu và kê khai vào tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
• Là doanh nghiệp không bị xử phạt về hành vi vi phạm pháp luật thuế, hoặc đã bị phạt và chấp hành mức phạt hành chính dưới 50 triệu đồng trong vòng 1 năm tính từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.
• Trước khi được phép tự in hóa đơn, doanh nghiệp cần phải làm “Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in” được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014 của Bộ Tài chính và nộp cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Trong khoảng thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị - nếu không nhận được văn bản ý kiến phản hồi nào, doanh nghiệp cần xác nhận lại với cơ quan thế trước khi sử dụng hóa đơn tự in cho hoạt động bán hàng hóa, kinh doanh dịch vụ.

Các doanh nghiệp thuộc các đối tượng trên, trước khi tự in hóa đơn cần phải ra Quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về thông tin điều trên Quyết định này.

► Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn tự in

Đơn vị chủ quản:........................................  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tên tổ chức:...............................................       Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

               ………, ngày……… tháng……… năm………

QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)

Về việc áp dụng hóa đơn tự in

-----------------

GIÁM ĐỐC …

Căn cứ điểm a (hoặc b) và điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …

Xét đề nghị của …

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn tự in trong đơn vị từ ngày ......../....../20.....trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:

- Hệ thống thiết bị (Máy tính số …, máy in số …, máy tính tiền số …, phần mềm ứng dụng (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng)).

- Các bộ phận kỹ thuật và tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật (Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung cấp dịch vụ)

Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn tự in và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)

Điều 3. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn tự in trong nội bộ tổ chức (Bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật…).

Điều 4. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.

 Bên cạnh đó, trước khi chính thức đưa hóa đơn vào sử dụng, doanh nghiệp cần phải làm “Thông báo phát hành hóa đơn” kèm với hóa đơn mẫu gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp – niêm yết công khai tại cơ sở sử dụng hóa đơn.

► Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn tự in

- Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn tự in phải được thực hiện tự động, mỗi liên 1 số hóa đơn và chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 phải thể hiện thông tin bản sao.

- Phần mềm sử dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu bảo mật, phân quyền người sử dụng theo đúng chức năng công việc.

- Với doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế nhưng muốn sử dụng hóa đơn tự in thì cần vào trang thông tin điện tử của tổng cục thuế hoặc cục thuế, sử dụng phần mềm cơ quan thuế để lập hóa đơn bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ - đảm bảo cơ quan thuế theo dõi, kiểm soát được dữ liệu hóa đơn tự in của doanh nghiệp.

- Định kỳ, doanh nghiệp sử dụng hình thức hóa đơn tự in cần phải làm “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Mong rằng những thông tin về Quy định áp dụng với hóa đơn được Tuyencongnhan.vn chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích với bạn.

Ms. Công nhân