Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu (Làm Việc Bình Dương)

2. Tiếp nhận, kiểm tra thông tin yêu cầu đặt mua máy móc thiết bị, khuôn mãu, hàng hóa nhập khẩu để liên hệ tìm nhà cung cấp, đàm phán và tham mưu các thủ tục mua hàng nước ngoài theo quy định.

3. Trực tiếp hoàn tất hồ sơ và các thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hoá và xuất bán thành phẩm ra nước ngoài với số lượng và giá cả theo quy định.

4. Kết hợp cùng với Phòng Kế toán, thực hiện các hoạt động mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng.

5. Làm hết trách nhiệm, nhiệm vụ và đạo đức của người làm xuất nhập khẩu.

6. Chịu trách nhiệm về các thiệt hại do ngưng sản xuất vì chậm làm các thủ tục nhập nguyên phụ liệu, vật tư hay hay do thủ tục không đúng gây nên.

7. Trong quá trình thực hiện công việc, nếu phát sinh quan hệ với các cơ quan, ban ngành bên ngoài mang tính chất quan trọng, có ảnh hưởng đến tài chính, uy tín của Công ty thì phải báo Ban Giám đóc trước khi tiếp xúc hoặc phát biểu;

8. Phải có tinh thần phối hợp, hỗ trợ tốt với đồng nghiệp; không can thiệp quá sâu, cản trở hoặc làm ảnh hưởng đến công việc của người khác, bộ phận khác.

9. Bồi thừơng các thiệt hại do cá nhân cố ý làm trái quy trình, quy định, hướng dẫn sai hoặc sai hướng dẫn của công ty dẫn đến gây thiệt hại cho Công ty.

10. Chịu hoàn toàn trách nhiệm theo tính chất công việc được giao;

II. Nhiệm vụ

a. Nắm vững và thực hiện đúng các Nội quy, quy định, quy trình, chính sách, chế độ của công ty và chính sách của Nhà nước trong hải quan, xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế, thuế;

b. Trước khi trả lời email, văn bản với đối tác về các vấn đề có liên quan đến tài chính, chất lượng, tiến độ thì phải thông qua ý kiến của Ban Giám đốc.

c. Khi giao dịch qua Email thì phải kiểm tra kỹ có phải địa chỉ email đúng mà mình từng liên lạc hay không (tránh bị hacker) và ngay sau khi chuyển Điện chuyển tiền/thanh toán thì ngoài việc gửi email thông báo còn phải gọi điện xác nhận lại đúng tài khoản hay không và đã nhận được tiền chưa.

d. Thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, thuế, thủ tục Hải quan để hoàn chỉnh hồ sơ hoàn thuế sao cho đảm bảo đúng pháp luật, đảm bảo quyền lợi của công ty.

e. Nắm vững, thực hiện đúng các quy trình, biểu mẫu và lưu giữ toàn bộ hồ sơ, văn bản, chứng từ được lập đúng theo yêu cầu của hệ thống ISO 9001-2015.

f. Phối hợp các Phòng ban, bộ phận khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

a. Nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển đơn hàng cho bộ phận bán hàng, nhân viên Kế hoạch lập Lệnh sản xuất và trao đổi có đáp ứng được đơn hàng hay không để trao đổi với khách hàng thời gian giao hàng phù hợp.

b. Cung cấp các bộ phận liên quan về thông tin khách hàng yêu cầu cung cấp các giấy tờ cần thiết như chứng nhận xuất xứ sản phẩm, chất lượng,…. Trong trường hợp hàng hoá phải kiểm định, phải chuyển Phòng Thử nghiệm là làm hồ sơ kiểm định hàng hoá theo quy định.

c. Cung cấp thông tin cho bộ phận mua hàng, Kho chuẩn bị thùng, tem, …

d. Lập/kiểm tra hiệu chỉnh hợp đồng trình Tổng Giám đốc xét và mail Hợp đồng, PO cho khách hàng ký, đóng dấu và yêu cầu scan mail lại để trình ký.

e. Chuyển bộ chứng từ gồm hợp đồng, invoice, packing list cho khách hàng để khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán tiền tạm ứng hoặc thanh toán trả trước hoặc yêu cầu khách mở L/C theo quy định của hợp đồng.

f. Liên hệ hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong muốn hoặc do khách hàng chỉ định. Mail các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng (SI- shipping instruction) cho hãng tàu để mail lại Bill nháp, kiểm tra thông tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc.

g. Theo dõi và đôn đốc tiến độ sản xuất kịp ngày giao hàng, nếu vượt quá khả năng sản xuất/máy móc bị sự cố phải liên hệ khách hàng dời ngày giao hàng.

h. Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont có đúng sơ đồ xếp container, chụp hình từng lớp, chụp hình đóng cont hay không

i. Chuẩn bị và chuyển bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O. Khi có C/O gốc, Bill tàu gốc, kèm 3 bộ chứng từ gồm hợp đồng, invoice, packing list và gửi ngay cho khách hàng để lấy hàng ở đầu bên kia

j. Khai hải quan và hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng theo quy định.

k. Theo dõi thời hạn thanh toán, mở tín dụng thư Ngân hàng (L/C), nộp thuế xuất nhập khẩu và đôn đốc thực hiện đúng thời gian quy định.

l. Mở sổ sách theo dõi chi tiết từng đơn hàng, từng đơn vị nhập khẩu.

a. Tiếp nhận, kiểm tra, yêu cầu đặt/mua nước ngoài (Máy móc thiết bị, khuôn mẫu, hàng hóa, …) để giao dịch, đàm phán và gửi mẫu/bản vẽ và yêu cầu của công ty để Nhà cung cấp báo giá, cung cấp catalogue, bản vẽ, các tiêu chuẩn kỹ thuật, ….

b. Phân tích Báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…), đàm phán về các điều khoản hợp đồng và tham mưu Ban Giám đốc ký kết hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp

c. Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế

d. Tổng hợp công nợ và đề nghị thanh toán công nợ liên quan xuất nhập khẩu (nhà cung cấp, thuế, . . .) trình Giám đốc phê duyệt theo quy định và chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền..)

e. Thuê xe để đưa hàng về kho và tiến hành Khai báo Hải quan

f. Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng và phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng. Cụ thể:

- Thời gian vận chuyển từ cảng về kho và ngược lại

- Các loại phí vận chuyển, thuế, phí, thanh toán, … đúng quy định.

g. Đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa đảm bảo giao/nhận hàng đúng hạn, đúng chất lượng, số lượng

h. Giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng.

a. Soạn thảo các công văn/điện, Email giao dịch với đối tác bằng tiếng Anh.

b. Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài

c. Dịch bài trên website sang tiếng anh ngay sau khi có bài đăng trên website

d. Lưu trữ đầy đủ các hồ sơ xuất nhập khẩu và báo cáo Bộ Thương mại, Sở Công Thương, Cục Thống kê, . . .. theo quy định.

e. Photo các giấy tờ có liên quan đến bộ chứng từ xuất nhập khẩu chuyển các bộ phận liên quan khi có yêu cầu.

f. Và các công việc khác do Kế toán trưởng, Ban Giám đốc giao.