Quy định mới nhất về thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách, Kế toán viên cần biết

31.01.2019 238 bientap

Trong công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp, việc lưu trữ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán cũng là một nghiệp vụ quan trọng. Tương ứng với mỗi loại hồ sơ cần lưu trữ như vậy sẽ có thời hạn được quy định riêng. Nếu bạn là ứng viên đang tìm việc kế toán, hãy cùng Tuyencongnhan.vn tìm hiểu những quy định mới nhất về thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách trong doanh nghiệp hiện nay.

thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán
Bạn biết gì về thời hạn lưu trữ từng loại chứng từ - sổ sách kế toán?

► Thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán

Theo nghị định 174 – năm 2016 của Chính phủ, thời hạn lưu trữ các loại chứng từ - sổ sách kế toán được quy định như sau:

Tài liệu kế toán

Thời hạn lưu trữ

 - Báo cáo tài chính, quyết toán thuế - gồm:

 + Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

 + Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết.

 + Các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

 + Báo cáo tài chính tháng – quý – năm.

 + Báo cáo quyết toán

 + Báo cáo tự kiểm tra kế toán

 + Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ…

10 năm

 - Hóa đơn (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử)

10 năm

 - Hợp đồng lao động (sau khi chấm dứt hợp đồng lao động)

5 năm

 - Phiếu thu – chi, xuất kho – nhập kho

Tối thiểu 5 năm

 - Hồ sơ tài sản cố định: là tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý – bán, chuyển nhượng tài sản cố định, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

10 năm

 - Tờ khai hải quan

5 năm

 - Hồ sơ xin cấp C/O

3 năm

 - Hồ sơ thẩm định giá

10 năm (hồ sơ giấy)

Vĩnh viễn (hồ sơ điện tử)

Ngoài ra cũng có một số tài liệu kế toán cần lưu trữ vĩnh viễn và việc xác định tài liệu kế toán nào phải lưu lâu dài sẽ do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đó quyết định. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là sau 10 năm cho đến khi tài liệu đó bị hủy hoại tự nhiên.

thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán
Mỗi loại tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ riêng

► Thời điểm tính hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán

Cũng theo nghị định này, thời điểm dùng để tính hạn lưu trữ chứng từ - số sách kế toán là ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Bên cạnh đó, một số tài liệu kế toán có thời điểm tính hạn lưu trữ theo mốc thời gian riêng:

- Tính từ ngày chia tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình sở hữu với các tài liệu kế toán liên quan.

- Tính từ ngày tuyên bố phá sản, giải thể - kết thúc dự án - chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh với các tài liệu kế toán liên quan.

- Tính từ ngày có báo cáo kiểm toán – kết luận của cơ quan thanh tra với những tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

► Mức phạt liên quan đến lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán

Trong công tác lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán, nếu phạm phải các lỗi sau – doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính:

Vi phạm

Mức phạt

 - Chuyển tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so sới thời điểm quy định

 - Lưu trữ không đầy đủ tài liệu kế toán như quy định.

 - Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để mất mát – hư hỏng.

 Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đến 1.000.000 đồng

 - Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định.

 -  Không phân loại, kiểm kê, phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại, mất mát.

Từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng

 - Tiêu hủy tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ.

 - Tiêu hủy tài liệu kế toán mà không thành lập hội đồng tiêu hủy, thực hiện không đúng phương pháp – không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.

Từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng

 

Những thông tin về quy định thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán được Tuyencongnhan.vn chia sẻ trong bài viết trên đây mong rằng sẽ thực sự hữu ích với bạn.

Ms. Công nhân

Quy định mới nhất về thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách, Kế toán viên cần biết
4.9 (339 đánh giá)

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

5 Triết lý quản trị nhân sự độc đáo của doanh nghiệp Nhật Bản

5 Triết lý quản trị nhân sự độc đáo của doanh nghiệp Nhật Bản

Một trong những yếu tố làm nên thành công cho các doanh nghiệp Nhật Bản chính là triết lý quản trị nhân sự. Vậy phương pháp quản trị nhân sự của họ có...

07.08.2019 1171

4 cách giúp công nhân thăng tiến, cải thiện thu nhập

4 cách giúp công nhân thăng tiến, cải thiện thu nhập

Bạn là công nhân và mong muốn thăng tiến lên những vị trí cao hơn, sở hữu mức thu nhập tốt hơn? Tuyencongnhan.vn xin chia sẻ 4 cách giúp công nhân thă...

30.07.2019 2295

5 Điều cần biết dành cho ứng viên muốn theo nghề lái xe

5 Điều cần biết dành cho ứng viên muốn theo nghề lái xe

Bạn có biết giấy phép lái xe tại Việt Nam được phân hạng như thế nào? Thời hạn các loại giấy phép lái xe là bao lâu?... Hãy cùng Tuyencongnhan.vn tìm...

26.07.2019 2215

5 lưu ý cần nắm khi viết CV xin việc trái ngành

5 lưu ý cần nắm khi viết CV xin việc trái ngành

Việc bỏ thời gian 4 – 5 năm học Đại học, 2 – 3 năm làm việc đúng ngành chỉ để nhận ra mình hoàn toàn không phù hợp hay không đam mê công việc đã chọn...

25.07.2019 2590