Quy định mới nhất về thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách, Kế toán viên cần biết

31.01.2019 71 bientap

Trong công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp, việc lưu trữ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán cũng là một nghiệp vụ quan trọng. Tương ứng với mỗi loại hồ sơ cần lưu trữ như vậy sẽ có thời hạn được quy định riêng. Nếu bạn là ứng viên đang tìm việc kế toán, hãy cùng Tuyencongnhan.vn tìm hiểu những quy định mới nhất về thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách trong doanh nghiệp hiện nay.

thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán
Bạn biết gì về thời hạn lưu trữ từng loại chứng từ - sổ sách kế toán?

► Thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán

Theo nghị định 174 – năm 2016 của Chính phủ, thời hạn lưu trữ các loại chứng từ - sổ sách kế toán được quy định như sau:

Tài liệu kế toán

Thời hạn lưu trữ

 - Báo cáo tài chính, quyết toán thuế - gồm:

 + Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

 + Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết.

 + Các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

 + Báo cáo tài chính tháng – quý – năm.

 + Báo cáo quyết toán

 + Báo cáo tự kiểm tra kế toán

 + Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ…

10 năm

 - Hóa đơn (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử)

10 năm

 - Hợp đồng lao động (sau khi chấm dứt hợp đồng lao động)

5 năm

 - Phiếu thu – chi, xuất kho – nhập kho

Tối thiểu 5 năm

 - Hồ sơ tài sản cố định: là tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý – bán, chuyển nhượng tài sản cố định, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

10 năm

 - Tờ khai hải quan

5 năm

 - Hồ sơ xin cấp C/O

3 năm

 - Hồ sơ thẩm định giá

10 năm (hồ sơ giấy)

Vĩnh viễn (hồ sơ điện tử)

Ngoài ra cũng có một số tài liệu kế toán cần lưu trữ vĩnh viễn và việc xác định tài liệu kế toán nào phải lưu lâu dài sẽ do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đó quyết định. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là sau 10 năm cho đến khi tài liệu đó bị hủy hoại tự nhiên.

thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán
Mỗi loại tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ riêng

► Thời điểm tính hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán

Cũng theo nghị định này, thời điểm dùng để tính hạn lưu trữ chứng từ - số sách kế toán là ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Bên cạnh đó, một số tài liệu kế toán có thời điểm tính hạn lưu trữ theo mốc thời gian riêng:

- Tính từ ngày chia tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình sở hữu với các tài liệu kế toán liên quan.

- Tính từ ngày tuyên bố phá sản, giải thể - kết thúc dự án - chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh với các tài liệu kế toán liên quan.

- Tính từ ngày có báo cáo kiểm toán – kết luận của cơ quan thanh tra với những tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

► Mức phạt liên quan đến lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán

Trong công tác lưu trữ chứng từ - sổ sách kế toán, nếu phạm phải các lỗi sau – doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính:

Vi phạm

Mức phạt

 - Chuyển tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so sới thời điểm quy định

 - Lưu trữ không đầy đủ tài liệu kế toán như quy định.

 - Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để mất mát – hư hỏng.

 Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đến 1.000.000 đồng

 - Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định.

 -  Không phân loại, kiểm kê, phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại, mất mát.

Từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng

 - Tiêu hủy tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ.

 - Tiêu hủy tài liệu kế toán mà không thành lập hội đồng tiêu hủy, thực hiện không đúng phương pháp – không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.

Từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng

 

Những thông tin về quy định thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán được Tuyencongnhan.vn chia sẻ trong bài viết trên đây mong rằng sẽ thực sự hữu ích với bạn.

Ms. Công nhân

Quy định mới nhất về thời hạn lưu trữ chứng từ - sổ sách, Kế toán viên cần biết
4.9 (339 đánh giá)

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Theo học thiết kế đồ họa, sinh viên cần chuẩn bị hành trang gì?

Theo học thiết kế đồ họa, sinh viên cần chuẩn bị hành trang gì?

​Muốn nhanh chóng thích nghi với một ngành học sáng tạo như thiết kế đồ họa, sinh viên cần chuẩn bị cho mình những hành trang cần thiết. Bài viết này,...

16.02.2019 19

7 Tư thế ngồi lái an toàn và thoải mái nhất tài xế Việt cần biết

7 Tư thế ngồi lái an toàn và thoải mái nhất tài xế Việt cần biết

Việc lái xe ngồi sai 1 trong 7 tư thế sau đây có thể gây nên những chấn thương - bệnh nghề nghiệp về cột sống, xương khớp và tiềm ẩn nguy cơ gây tai n...

15.02.2019 24

Tổng hợp 35 câu hỏi phỏng vấn có phân loại NTD thường hỏi ƯV nhất

Tổng hợp 35 câu hỏi phỏng vấn có phân loại NTD thường hỏi ƯV nhất

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng (NTD) sẽ đưa ra rất nhiều câu hỏi liên quan để đánh giá ứng viên tuyển dụng giúp lựa chọn người phù hợp nhất. Bạn...

15.02.2019 31

10 Bài tập thể dục đơn giản dành cho Designer

10 Bài tập thể dục đơn giản dành cho Designer

Đặc trưng công việc của các nhà thiết kế thường phải ngồi làm việc liên tục trước màn hình máy tính. Về lâu dài, đây chính là nguyên nhân khiến Design...

14.02.2019 37