Kinh nghiệm sắp xếp chứng từ, sổ sách Kế toán viên cần biết

Làm thế nào để sắp xếp các loại chứng từ, hồ sơ, sổ sách kế toán thật hợp lý để thuận lợi cho quá trình lưu trữ, tìm kiếm và quyết toán thuế sau này là điều không phải nhân viên kế toán nào cũng biết. Trong bài viết này, Tuyencongnhan.vn xin chia sẻ kinh nghiệm sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán để các bạn tham khảo áp dụng.

Kế toán viên nên sắp xếp chứng từ, sổ sách như thế nào cho hợp lý?

► Chứng từ pháp lý

Kế toán viên thực hiện việc phân loại và sắp xếp chứng từ pháp lý theo từng mục riêng:

• Các quy chế, điều lệ của công ty.
• Đăng ký kinh doanh có công chứng theo từng lần thay đổi.
• Các giấy tờ đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (nếu có).
• Các giấy ủy quyền có liên quan đến kế toán tài chính
• Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần
• Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị doanh nghiệp liên quan đến vấn đề tài chính.

► Chứng từ tài sản của doanh nghiệp

Với chứng từ tài sản của doanh nghiệp, kế toán cần sắp xếp mỗi loại tài sản là một mục lưu trữ, đặt tên mục theo tên tài sản kèm theo các chứng từ liên quan:

• Tờ trình phê duyệt mua tài sản có chữ ký, dấu đỏ đầy đủ.
• Hợp đồng mua tài sản được ký kết với người bán.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó.
• Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán tài sản.
• Biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng được ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.
• Mã tài sản theo như sổ sách kế toán
• Thẻ theo dõi tài sản cố định
• Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp
• Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến việc tiêu hao nhiên liệu của tài sản
• Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: tờ trình thanh lý; phê duyệt thanh lý; hợp đồng thanh lý; quyết định thanh lý; biên bản thanh lý… quyết định nhừng khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh lý bản photo.
• Biên bản quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty.
• Các loại chứng từ khác có liên quan đến các loại tài sản của doanh nghiệp…

Các loại chứng từ kế toán cần được phân loại và sắp xếp một cách khoa học để dễ tìm kiếm sau này

► Chứng từ về Tiền và các khoản tương đương tiền

Với các loại chứng từ về tiền và các khoản tương đương tiền, kế toán cần chia mục lưu trữ cho loại chứng từ này thành các phần nhỏ để phân loại và lưu các loại tài liệu sau:

• Tờ khai mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
• Biên bản xác nhận số dư tài khoản tại các ngân hàng.
• Các biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp.
• Các quyết định, văn bản có liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt…
• Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm, thanh lý hợp đồng tiết kiệm theo từng lần

► Chứng từ công nợ

Với các loại chứng từ liên quan đến công nợ của doanh nghiệp, kế toán cần lưu trữ thành một mục riêng và phân loại nội dung trong đó thành các chủ đề:

• Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm
• Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ
• Công văn đòi nợ từng lần
• Quyết định xử lý công nợ

► Chứng từ thanh toán

Với chứng từ ủy nhiệm chi – phiếu chi, kế toán phân loại thành mục riêng và lưu trữ cùng với:

• Giấy đề nghị thanh toán/ đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc công ty.
• Nếu cần chi tiền nhiều lần cho 1 dự án đã được duyệt thì cần phải có bản photo kế hoạch tương ứng với mỗi lần chi + bản ký nhận từng khoản mục được chi trên tờ trình chung.
• Với các khoản chi có định mức như xăng xe, tiền điện thoại… thì cần phải được kèm theo các giấy tờ xác nhận kèm theo.
• Với các khoản chi theo yêu cầu của giám đốc thì sẽ phải ghi rõ theo số hiệu văn bản căn cứ và bản photo quyết định đó kèm theo.
• Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng (nếu có).

Với các loại phiếu thu hay giấy báo có thì kế toán lưu trữ cùng với:

• Hợp đồng bán hàng
• Hoá đơn giá trị gia tăng
• Các loại chứng từ khác có liên quan

► Chứng từ tiền lương người lao động

Với loại chứng từ này, kế toán thực hiện việc phân loại theo từng tháng trong năm, kèm theo các loại giấy tờ sau:

• Bảng thanh toán lương có đầy đủ chữ ký, dấu đỏ của cấp trên.
• Bảng lương chuyển khoản ngân hàng và bản photo ủy nhiệm chi (nếu thanh toán lương qua ngân hàng)
• Bảng ký nhận lương của người lao động (với trường hợp nhận lương bằng tiền mặt)
• Các chứng từ khác liên quan: phát sinh tăng/ giảm lương…

► Phiếu nhập kho, xuất kho

Với phiếu nhập kho, kế toán lưu kèm theo các loại chứng từ sau:

• Hoá đơn mua vào
• Các biên bản giao hàng hoá
• Đề nghị mua hàng hoá
• Hợp đồng mua bán

Với phiếu xuất kho, kế toán lưu kèm theo các loại chứng từ sau:

• Giấy đề nghị xuất kho đã được phê duyệt.
• Bản photo dự toán nguyên vật liệu đã phê duyệt.
• Biên bản giao nhận hàng hoá cho mỗi lần xuất kho.

​

Phiếu xuất kho phải được lưu trữ kèm theo các loại chứng từ liên quan

► Hợp đồng và các chứng từ liên quan đến hợp đồng

Kế toán viên có thể phân loại hợp đồng theo năm hoặc theo từng dự án và lưu trữ cùng với các tài liệu sau:

• Tờ trình hoặc bản kế hoạch
• Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu hay báo giá…
• Hợp đồng gốc có đầy đủ chữ ký, con dấu của các bên.
• Các bản phụ lục ký thêm.
• Phiếu chi, uỷ nhiệm chi cho từng lần thanh toán (bản photo)
• Biên bản bàn giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý…
• Các loại hoá đơn đỏ, phiếu xuất kho – nhập kho (bản photo)
• Các loại chứng từ nộp thuế nếu có
• Bảng tính lãi vay thanh toán (nếu là vay cá nhân), bảng tính lãi vay (nếu là vay ngân hàng)
• Các hồ sơ chứng từ, biên bản thỏa thuận khác liên quan…

► Chứng từ gốc

Kế toán cần sắp xếp chứng từ gốc theo từng tháng và phân loại riêng theo thứ tự:

• Hóa đơn bán ra: kẹp cùng với các loại chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có…), phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng…
• Hóa đơn mua vào: kẹp cùng với phiếu chi - ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, phiếu nhập kho, hợp đồng kèm theo giấy đề nghị thanh toán.
• Với hàng hóa bán chịu, kẹp cùng với phiếu xuất kho kèm hợp đồng, thanh lý nếu có; phiếu hạch toán…
• Các hoá đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế giá trị gia tăng đã nộp cho Cơ quan Thuế mỗi kỳ.

► Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế

• Cần phân loại báo cáo nộp cho cơ quan Thuế theo năm và kèm theo các loại chứng từ liên quan.
• Mỗi mục lưu trữ theo năm, phân loại nhỏ theo từng loại thuế.
• Với các văn bản liên quan đến chính sách thuế, của cơ quan thuế cần tách thành một mục lưu trữ riêng.

Với những cách sắp xếp chứng từ, sổ sách mà Tuyencongnhan.vn đã chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ giúp các bạn kế toán viên mới vào nghề trang bị được những kinh nghiệm cần thiết để áp dụng vào công việc một cách hiệu quả.

Ms. Công nhân