Dự trữ an toàn (Safety Stock) là gì? 3 cách để áp dụng Safety Stock hiệu quả nhất

Dự trữ an toàn, hay còn được biết đến là Safety Stock, là một khía cạnh quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và tồn kho của mọi doanh nghiệp. Đối diện với biến động không dự đoán trước được của thị trường, thay đổi trong nhu cầu của khách hàng có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa. 

Để giải quyết hiệu quả vấn đề Safety Stock, các doanh nghiệp cần áp dụng những chiến lược linh hoạt và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 3 cách giải quyết vấn đề Safety Stock một cách hiệu quả nhất, giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho và đảm bảo sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng.

Dự trữ an toàn (Safety Stock) là gì?

Dự trữ an toàn (Safety Stock) hay còn được gọi là tồn kho an toàn. Đây là một khái niệm đề cập đến một lượng hàng hóa dự trữ mà một doanh nghiệp giữ lại để đối mặt với các biến động không dự đoán trong quá trình sản xuất và cung ứng.

Mục tiêu chính của Safety Stock là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngay cả khi có các sự cố xảy ra. Các sự cố này có thể bao gồm thay đổi đột ngột trong nhu cầu của thị trường, thiếu hụt nguyên liệu, sự chậm trễ trong quá trình sản xuất, hoặc các vấn đề về vận chuyển. 

Việc duy trì Safety Stock giúp đảm bảo tính sẵn sàng và độ linh hoạt của doanh nghiệp, giảm rủi ro thiếu hụt hàng hóa. Đồng thời tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng trước các biến động không dự đoán. Tuy nhiên, việc quản lý Safety Stock cũng đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận để tránh lãng phí và tồn kho dư thừa. 

Phân loại Safety Stock

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chia dự trữ an toàn thành 2 loại dựa vào các đặc tính chung, bao gồm: 

• Cycle Stock (Tồn kho Chu kỳ): Là lượng tồn kho dự trữ để đáp ứng nhu cầu trong quá trình thời gian sản xuất mới. Được sử dụng để bảo vệ chống lại biến động trong quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa.

• Tồn kho an toàn theo mùa là một chiến lược quản lý tồn kho được áp dụng để đối phó với biến động trong nhu cầu hàng hóa tùy thuộc vào mùa vụ hoặc các yếu tố môi trường quanh năm. Chiến lược này đặt trọng tâm vào việc dự báo và sắp xếp tồn kho sao cho đáp ứng nhu cầu cao điểm trong một khoảng thời gian cụ thể mà không tạo ra quá mức tồn kho dư thừa sau khi thời điểm đó kết thúc.

Tổ chức cần linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược quản lý tồn kho của mình để đối phó với các biến động theo mùa vụ. Từ đó đảm bảo sự đáp ứng hiệu quả và giảm thiểu lãng phí. Quản lý Safety Stock hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về quá trình sản xuất và chuỗi cung ứng, cũng như khả năng đánh giá rủi ro và cân nhắc về chi phí tồn kho.

Tầm quan trọng của dự trữ an toàn

Dự trữ an toàn đóng một vai trò quan trọng trong quản lý tồn kho, cụ thể: 

• Đảm Bảo Sẵn Sàng Cung Ứng: Dự trữ an toàn đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngay cả khi có các biến động không dự đoán.

• Giảm Rủi Ro Thiếu Hụt: Dự trữ an toàn giảm thiểu rủi ro của việc thiếu hụt hàng hóa, đặc biệt là trong trường hợp sự cố hoặc biến động đột ngột trong thị trường.

• Tăng Linh Hoạt Trong Chuỗi Cung Ứng: Tồn kho an toàn là một lớp bảo vệ, giúp doanh nghiệp giữ được linh hoạt trong chuỗi cung ứng trước các biến động không dự đoán.

• Quản Lý Đối Mặt với Sự Chậm Trễ: Dự trữ an toàn cũng giúp quản lý rủi ro của sự chậm trễ trong sản xuất, vận chuyển, hoặc các vấn đề khác có thể xảy ra trong quá trình cung ứng.

• Đối Mặt với Biến Động Thị Trường: Các biến động về giá cả, xu hướng thị trường, và các yếu tố khác đều có thể được đối mặt hiệu quả thông qua việc áp dụng dự trữ an toàn.

• Hỗ Trợ Chiến Lược Tiếp Thị và Quảng Bá: Tổ chức có thể sử dụng tồn kho an toàn để hỗ trợ chiến lược tiếp thị và quảng bá, đặc biệt là trong các sự kiện quảng bá hoặc mùa cao điểm.

• Giảm Chi Phí Thiếu Hụt và Giảm Lãng Phí Tồn Kho Dư Thừa: Việc duy trì dự trữ an toàn giúp giảm chi phí do thiếu hụt và đồng thời tránh được lãng phí tồn kho dư thừa.

Dự trữ an toàn là một phương tiện hiệu quả để đối phó với sự không chắc chắn và khó dự đoán trong hoạt động kinh doanh. Tổ chức thông minh là những người có khả năng điều chỉnh tồn kho an toàn của họ một cách linh hoạt, tự tin đối mặt với những thách thức trong quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất.

Công thức tính lượng dự trữ an toàn

Dự trữ an toàn được tính theo công thức sau đây: Mức dự trữ an toàn = Điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa – Điểm tái đặt hàng ở khả năng bình thường

Ví dụ:

• Điểm tái đặt hàng ở khả năng bình thường: 300 đơn vị.

• Điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa: 500 đơn vị.

Áp dụng công thức:

• Mức dự trữ an toàn= 500 - 300 = 200

Vậy, theo công thức được cung cấp, mức dự trữ an toàn cần duy trì là 200 đơn vị. Điều này có nghĩa là khi tồn kho giảm đến mức 300 đơn vị (điểm tái đặt hàng ở khả năng bình thường), doanh nghiệp nên bắt đầu tái đặt hàng để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đặt hàng ở điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa (500 đơn vị), họ có thêm 200 đơn vị (mức tồn kho an toàn) để đối mặt với bất kỳ biến động nào không dự đoán trong quá trình cung ứng.

3 cách để áp dụng Safety Stock hiệu quả nhất

Để áp dụng Safety Stock hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận các chiến lược và quy trình quản lý tồn kho. Dưới đây là 3 cách nhà máy, xí nghiệp có thể xem xét:

1. Phân tích và Dự báo Nhu cầu một cách Chính xác: Một trong những yếu tố chính làm cho Safety Stock hiệu quả là khả năng dự báo chính xác về nhu cầu hàng hóa. Sử dụng các phương pháp dự báo tiên tiến và công nghệ để nắm bắt các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu, như xu hướng thị trường, mùa vụ, chiến lược quảng bá, và các sự kiện đặc biệt. 

2. Thiết lập Điểm Tái đặt hàng và Safety Stock Theo Nguyên Tắc Toàn Diện: Xác định Điểm Tái đặt hàng (Reorder Point) dựa trên thời gian chờ đợi, độ biến động của nhu cầu, và độ tin cậy mong muốn. Xác định Safety Stock dựa trên biến động của nhu cầu và mức độ rủi ro mong muốn. Cân nhắc sử dụng các phương pháp như mô phỏng Monte Carlo để đánh giá rủi ro và tối ưu hóa Safety Stock.

3. Tối ưu hóa Quản lý Tồn kho và Chuỗi Cung Ứng: Áp dụng các nguyên tắc quản lý tồn kho hiện đại như Just-In-Time (JIT) hoặc Kanban để giảm tồn kho không cần thiết mà vẫn đảm bảo đủ Safety Stock. Tổ chức chuỗi cung ứng một cách hiệu quả, liên kết chặt chẽ với đối tác và nhà cung ứng để giảm thời gian chờ đợi và tối ưu hóa quá trình cung ứng.

Lưu ý rằng Safety Stock không nên được áp dụng một cách cố định mà cần được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên dựa trên sự biến động của môi trường kinh doanh. Một quá trình linh hoạt và tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp duy trì Safety Stock một cách hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng với biến động thị trường.

Ms. Công Nhân