Cảnh báo 5 vấn đề thường gặp về hóa đơn và cách xử lý khéo léo nhất

Trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử, kế toán sẽ gặp phải một số vấn đề hóc búa như: Hóa đơn sai tên địa chỉ, người mua, mất hóa đơn,... Nếu chẳng may đối diện với tình huống này, bạn nên làm gì? Bài viết dưới đây của Vieclamnhamay.vn sẽ đưa ra cảnh báo về 5 vấn đề thường gặp về hóa đơn và cách xử lý khéo léo nhất.

Đôi nét về hóa đơn

Hóa đơn là bằng chứng do người bán lập ra nhằm mục đích ghi lại tất cả những thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên đã ra đời loại hóa đơn điện tử, phiên bản công nghệ từ hóa đơn giấy, giúp tạo điều kiện tạo - lập - nhận - lưu trữ bằng cách điện tử.

Bên cạnh đó, hóa đơn còn được phân loại gồm:

- Hóa trị giá trị gia tăng

- Hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn khác

Những vấn đề thường gặp về hóa đơn điện tử và cách xử lý

Các vấn đề kế toán dễ mắc phải khi xử lý hóa đơn điện tử được phân loại theo các trường hợp sau đây:

Mất hóa đơn

Mất hóa đơn nhưng chưa kê khai thuế, người mua nên liên hệ người bán về việc làm mất hóa đơn rồi lập biên bản về vụ việc, thời gian khai nộp thuế, họ tên người đại diện pháp luật, người ủy quyền của cả hai bên mua và bán, dấu xác thực,...

Những trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:

- Sai mã số thuế, số tiền thuế, thuế suất, hàng hóa không đúng loại, chất lượng: Cả hai bên bán và mua thảo luận rồi làm lại hóa đơn mới gửi cho cơ quan Thuế.

- Sai tên, địa chỉ người mua còn mã số thuế, nội dung khác vẫn đúng: Người bán gửi thông báo về những sai sót của hóa đơn đến cơ quan thuế nhằm giải trình các sai sót, áp dụng theo mẫu Nghị định 119.

- Hóa đơn điện tử có nhiều sai sót trong quá trình làm thủ tục cho cả người mua và bán thì người bán làm bản điều chỉnh hóa đơn, có xác nhận chữ ký điện tử và làm hóa đơn mới.

- Hóa đơn ghi sai sót nhưng chưa kê khai xác thực của cơ quan Thuế: Cả hai bên mua, bán thỏa thuận hủy hóa đơn rồi làm lại hóa đơn mới.

- Cơ quan thuế phát hiện có sai sót sẽ gửi về cho người bán điều chỉnh, lập hóa đơn mới rồi gửi lại cho người mua và cơ quan thuế.

Những trường hợp hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế

- Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai mã:

Sau khi nhận thông báo sai sót, trong vòng 2 ngày, người bán kiểm tra, gửi yêu cầu hủy hóa đơn theo mẫu quy định, lập hóa đơn mới có chữ ký điện tử rồi gửi cho cơ quan thuế để nhận mã xác thực và gửi cho người mua.

- Người bán phát hiện thiếu sót nhưng chưa gửi cho người mua:

+ Người bán thông báo với cơ quan thuế kèm theo các mẫu phụ lục về việc hủy hóa đơn điện tử có mã rồi làm hóa đơn điện tử mới để gửi cơ quan thuế.

+ Cơ quan thuế bắt đầu hủy các hóa đơn điện tử đã bị sai sót.

- Hóa đơn sai sót khi đã gửi cho cả người mua lẫn người bán:

+ Nếu sai sót tên, địa chỉ người mua thì người bán gửi cho cơ quan thuế cùng phụ lục theo mẫu số 04 (Nghị định 119) và không lập lại hóa đơn.

+ Nếu sai mã số thuế, tiền thuế suất, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng chất lượng thì người bán, người mua cần: Lập văn bản thỏa thuận ghi lại tất cả sai sót, khai báo với cơ quan thuế theo mẫu, lập hóa đơn điện tử mới,...

Trường hợp hóa đơn không hợp lệ

Với trường hợp hóa đơn giấy, khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ, bạn nên tiến hành thu hồi, hủy hóa đơn bất không hợp lệ trên và điều chỉnh các loại thuế. Còn nếu là hóa đơn điện tử, quy trình xử lý sẽ bao gồm những thao tác như sau:

- Vào phân hệ Quản lý hóa đơn/ tab quy trình rồi chọn “Xử lý hóa đơn không hợp lệ”.

- Ở trang Xử lý hóa đơn không hợp lệ, bạn nhấn “Thêm”

- Người dùng tìm hóa đơn không hợp lệ bằng cách tìm biểu tượng kính lúp, chọn hóa đơn và nhấn “Đồng ý”.

- Bạn có thể nhấn đúp vào biểu tượng mũi tên rồi lựa chọn hóa đơn nên xử lý.

- Lúc này, bạn nên kiểm tra lại thông tin của hóa đơn, nhập các lý do xử lý hóa đơn rồi sửa lại ngày xử lý hóa đơn (nếu có).

- Chọn “Cất” để lưu lại tất cả thông tin về hóa đơn.

- Cuối cùng trên màn hình giao diện sẽ đặt trạng thái “Đã xử lý”.

Các hình phạt khi bị mất hóa đơn điện tử 

Kể từ ngày 15/12/2016, thông tư 176/2016/TT-BTC, mức phạt cho việc bị mất hóa đơn điện tử sẽ khoảng từ 4 - 8 triệu đồng. Cụ thể: Tại đây.

Cách giúp phòng ngừa các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử

Một số cách để phòng ngừa các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử:

- Hóa đơn giấy có thể bị cháy, hỏng,... nên cần được quản lý thủ công bằng cách phân loại và cho vào tủ đặt đúng nơi quy định.

- Hóa đơn điện tử cần phải có hệ thống lưu trữ dữ liệu trên phần mềm để thực hiện một số thao tác như: Tạo lập hóa đơn cho khách hàng qua mã số thuế, ký số và gửi hóa đơn qua email cho khách hàng, quản lý hóa đơn đầu vào bằng phần mềm, lập báo cáo hóa đơn, tự động cập nhật số liệu mới,...

Trên đây là những vấn đề thường gặp về  hóa đơn và cách xử lý mà Vieclamnhamay.vn giới thiệu cho bạn. Hy vọng với các kiến thức bổ ích này, kế toán có thể áp dụng để hoàn thiện công việc tốt hơn.​

Phương Thảo